Les reunions via videoconferència virtuals són una constant de la feina moderna. I encara que molts de nosaltres ens hem tornat conscients de la seguretat en les nostres interaccions en línia, la seguretat de les reunions virtuals sol ser una ocurrència tardana, com a molt.

Malauradament, si les reunions virtuals no es configuren correctament, excompanys de treball, empleats descontents o pirates informàtics podrien escoltar-les d’amagat o interrompre-les.

L’ús d’algunes precaucions bàsiques pot ajudar a garantir que les seves reunions siguin una oportunitat per col·laborar i treballar de manera efectiva, i no la gènesi d’una violació de dades o un altre incident de seguretat o privacitat.

Llavors … Per on començar? La majoria dels serveis de reunions virtuals tenen funcions de seguretat integrades i molts proveïdors li donaran alguns suggeriments bàsics de seguretat.

Independentment del seu proveïdor, aquí hi ha algunes opcions simples per realitzar una reunió virtual segura:

  • Seguiu les polítiques de la seva organització per a la seguretat de les reunions virtuals.
  • Limitar la reutilització de codis d’accés; Si heu fet servir el mateix codi durant un temps, probablement ho hagi compartit amb més persones de les que pot imaginar o recordar.
  • Si el tema és delicat, utilitzeu PIN d’un sol ús o codis d’identificació de reunió i consideri l’autenticació de múltiples factors.
  • Utilitza una “sala verda” o “sala d’espera” i no permeti que la reunió comenci fins que l’amfitrió s’uneixi.
  • Habiliteu la notificació quan els assistents s’uneixin reproduint un to o anunciant noms. Si aquesta no és una opció, assegureu-vos que l’amfitrió de la reunió demani als nous assistents que s’identifiquin.
  • Si està disponible, utilitzeu un panell per monitoritzar als assistents i identifiqui a tots els assistents genèrics.
  • No gravi la reunió si no és necessari.

Si és una reunió amb vídeo:

  • Inhabiliti les funcions que no necessita (com xat, compartir arxius o compartir pantalla).
  • Límiti qui pot compartir la seva pantalla per evitar imatges no desitjades o inesperades. I abans que algú comparteixi la seva pantalla, avisa’l que no comparteixi informació confidencial sense adonar-se’n.

Aquesta llista no ho abasta tot, ni ha d’utilitzar totes les eines per a cada reunió virtual. Conegui les polítiques de la seva organització, pensi en la sensibilitat dels temes a debatre, tingui en compte la logística de la reunió i triï les mesures que tinguin sentit per a cada situació. Recordeu confiar en el seu propi judici!

Font: National Institute of Standards and Technology

DPO Consulting, Consultors de Protecció de Dades
E: info@dpoconsulting.cat
T: +900 933 241

Barcelona

Vilanova i la Geltrú

Tarragona