Las reuniones vía videoconferencia virtuales son una constante del trabajo moderno. Y aunque muchos de nosotros nos hemos vuelto conscientes de la seguridad en nuestras interacciones en línea, la seguridad de las reuniones virtuales suele ser una ocurrencia tardía, como mucho.
Por desgracia, si las reuniones virtuales no se configuran correctamente, excompañeros de trabajo, empleados descontentos o piratas informáticos podrían escucharlas a escondidas o interrumpirlas.
El uso de algunas precauciones básicas puede ayudar a garantizar que sus reuniones sean una oportunidad para colaborar y trabajar de manera efectiva, y no la génesis de una violación de datos u otro incidente de seguridad o privacidad.
Entonces … ¿por dónde empezar? La mayoría de los servicios de reuniones virtuales tienen funciones de seguridad integradas y muchos proveedores le darán algunas sugerencias básicas de seguridad.
Independientemente de su proveedor, aquí hay algunas opciones simples para realizar una reunión virtual segura:
- Siga las políticas de su organización para la seguridad de las reuniones virtuales.
- Limitar la reutilización de códigos de acceso; Si ha usado el mismo código durante un tiempo, probablemente lo haya compartido con más personas de las que puede imaginar o recordar.
- Si el tema es delicado, use PIN de un solo uso o códigos de identificación de reunión y considere la autenticación de múltiples factores.
- Use una “sala verde” o “sala de espera” y no permita que la reunión comience hasta que el anfitrión se una.
- Habilite la notificación cuando los asistentes se unan reproduciendo un tono o anunciando nombres. Si esta no es una opción, asegúrese de que el anfitrión de la reunión pida a los nuevos asistentes que se identifiquen.
- Si está disponible, use un panel para monitorizar a los asistentes e identifique a todos los asistentes genéricos.
- No grabe la reunión a menos que sea necesario.
Si es una reunión con video:
- Inhabilite las funciones que no necesita (como chat, compartir archivos o compartir pantalla).
- Limite quién puede compartir su pantalla para evitar imágenes no deseadas o inesperadas. Y antes de que alguien comparta su pantalla, recuérdele que no comparta información confidencial sin darse cuenta.
Esta lista no lo abarca todo, ni debe utilizar todas las herramientas para cada reunión virtual. Conozca las políticas de su organización, piense en la sensibilidad de los temas a debatir, tenga en cuenta la logística de la reunión y elija las medidas que tengan sentido para cada situación. ¡Recuerde confiar en su propio juicio!
Fuente: National Institute of Standards and Technology